Über den Autor: Es handelt sich bei diesem Blogbeitrag um einen Gastbeitrag von Johannes, der aktuell die Ausbildung zum Fachinformatiker für Anwendungsentwicklung bei der GETECO GmbH absolviert. Für uns als Softwareanbieter für soziale Einrichtungen ist es ein großer Vorteil, wenn unsere Mitarbeitenden einen Bezug zur Sozialbranche haben, weil sie dadurch die spezifischen Herausforderungen und Bedürfnisse der Zielgruppe aus eigener Praxis kennen. Das befähigt sie dazu, wirksame und zielgruppenorientierte Lösungen zu gestalten.
Bevor ich anfange: Was ist eine Betreuungskraft überhaupt? Die offiziellen Definitionen davon sind sehr technisch, aber man kann es eigentlich hierauf herunterbrechen:
In bestimmten Kontexten (wie z. B. Pflegeheimen) haben Klienten Anspruch darauf, dass dort Leute arbeiten, die sich um mehr als reine körperliche Bedürfnisse kümmern. Sie führen nicht im herkömmlichen Sinne Pflege durch: Sie waschen nicht, sie ziehen nicht um und geben auch keine Medikamente. Stattdessen kümmern sie sich um andere Bedürfnisse, die wir Menschen auch haben: Sie haben Zeit für Gespräche, Spaziergänge, Spiele oder Gruppenaktivitäten. Sie planen Veranstaltungen oder Ausflüge und haben einfach ein offenes Ohr für Freud und Leid im Alltag.
Man nennt sie Betreuungskräfte – früher Betreuungsassistenten – oder spricht allgemein von sozialer Betreuung. Sie arbeiten oft eng mit der Pflege zusammen und ergänzen diese um die Aspekte, für die die Pflegekräfte selbst oft keine Zeit haben.
Für mich relevant waren hier vom Gesetz her die Paragraphen 43b SGB XI (Betreuungskraft im Kontext Pflegeheime) und 53b SGB XI (Wie bekomme ich meinen Betreuungsschein?).
Soziale Betreuung kann aber natürlich auch Zuhause stattfinden (Stichwort Alltagsbegleitung).
Ich habe, bevor ich bei GETECO meine Ausbildung begonnen habe, mehrere Jahre selbst als Betreuungskraft gearbeitet. Meine Arbeit war oft stressig und chaotisch, aber das Gefühl, Menschen in ihrem Alltag zu unterstützen und ihnen Freude zu bescheren, war durch nichts zu ersetzen. Seit ich nun bei einer Firma arbeite, die Software für soziale Einrichtungen herstellt, habe ich mir oft überlegt, wie digitale Lösungen meinen Alltag hätten erleichtern können. Ich möchte Sie mitnehmen in meine damaligen Erfahrungen und zeigen, welche Probleme im Alltag auftraten – und wie digitale Lösungen wie contigo hätten helfen können.
Es gab eine Neuanmeldung und der neue Bewohner ist endlich angekommen. Wir versuchen die Formalitäten so schnell wie möglich abzuwickeln, damit die Person ankommen und sich erholen kann.
Während wir noch damit beschäftigt sind, die Koffer auszuräumen und den Inhalt zu verstauen, sitzt die Pflege mit ihren handschriftlichen Checklisten beim neuen Bewohner und versucht, die Informationen zu Vorgeschichte, Erkrankungen, persönliche Daten und benötigten Behandlungen zusammenzustellen. Anschließend wird gesammelt, welche Dinge der Bewohner essen will. Es wird sowohl in der Pflege als auch bei der sozialen Betreuung eine neue Akte angelegt. Alle nötigen Papiere müssen kopiert werden, damit jeder sie hat, und es müssen Essenskarten für die Küche geschrieben werden. Anschließend müssen die ausgedruckten Bewohnerlisten aktualisiert und überall neu verteilt werden. Später müssen noch Maßnahmen für den neuen Bewohner besprochen und in die Akte eingetragen werden. Was können wir mit ihm machen? Wie können wir Fähigkeiten und Interessen erhalten?
Das Anlegen einer neuen Pflegeakte ist in der Praxis sehr aufwendig, besonders wenn keine digitale Infrastruktur vorhanden ist. Für uns als Betreuungsassistenten bedeutete das oft: doppelte Arbeit, wiederholte Absprachen und viele Laufwege.
Die sogenannte digitale Klientenakte hätte uns hier viel Stress und Bürokratie erspart. Es muss einfach nur eine Person sofort digital die Informationen des Bewohners aufnehmen und sie werden zentral gespeichert, sodass jeder, der sie benötigt, auch Zugriff darauf hat. Die Pflege kann ihre Maßnahmen nachschlagen. Die soziale Betreuung sieht beispielsweise die Vorgeschichte und betreuungsrelevante Erkrankungen, während die Küche einfach nur den Essensplan sieht, der in Excel ausgegeben wurde. Wir müssen nichts kopieren oder viele Akten doppelt und dreifach anlegen. Jeder kann relevante und wichtige Informationen jederzeit einsehen und ergänzen sowie erfahren, wenn es Änderungen gab. Bewohnerlisten sind immer aktuell und können jederzeit beauskunftet oder exportiert werden.
Damit unsere Bewohner nicht nur den Alltag mit uns erleben, sind regelmäßige Angebote ein wichtiger Bestandteil unserer Arbeit. Von Filmabenden über Quizze oder Bastelnachmittage bis hin zu Ausflügen zu nahegelegenen Restaurants war hier alles dabei. Nicht nur mussten wir hier die Aktivität selbst planen, wir mussten die Bewohner vieler Stockwerke einzeln ansprechen und dann irgendwo zentral zusammentragen, wer mitwill und spontan auf Änderungen reagieren. Die Betreuungskraft musste sämtliche Kollegen informieren, was oft mit vielen Zetteln geregelt wurde, und natürlich vorher und nachher die Finanzen mit der Buchhaltung abklären. Oft wussten andere Abteilungen nicht darüber Bescheid, dass ein Bewohner bei einer Aktivität ist, wie lange er dort ist oder wo die Aktivität stattfindet. Das konnte vor allem bei spontanen Besuchen Schwierigkeiten verursachen.
Die Aktivitätenplanung von contigo hätte hier eine praktische Übersicht ermöglicht. Aktivitäten sind zentral planbar, sie können auch den entsprechenden Bewohnern zugeordnet werden. Anschließend werden sie dann in deren Zeitstrahl direkt angezeigt, sodass jeder Bescheid weiß. Man kann auch in der Verlaufsdokumentation filtern, welche Bewohner vielleicht für eine solche Aktivität infrage kommen würden anhand der Vorgeschichte oder geplanten Aktivitäten, was die Auswahl für mich als Betreuungskraft deutlich beschleunigt hätte. Außerdem kann die Buchhaltung die Abrechnung von Aktivitäten digital durchführen, was zusätzliche Absprachen unnötig gemacht hätte.
Damit wir unsere Arbeit auch nachweisen können, mussten wir jeden Tag recht viel Zeit für Dokumentation in unseren Papierakten investieren. Gerade wenn mehrere Mitarbeiter bei einer Person gearbeitet hatten oder es große Feste gab, mussten viele Akten auch mehrmals angefasst werden. Gegebenenfalls musste man zusätzlich in andere Stockwerke gehen, um in die Akten von allen relevanten Bewohnern schreiben zu können.
Hier hätte der Betreuungskalender von contigo viele Prozesse deutlich erleichtern können. In diesem werden alle Aktivitäten und der gesamte Tag aller relevanten Bewohner übersichtlich aufgelistet und man kann durchgeführte Maßnahmen direkt nach Personen oder Aktivitäten filtern und sie auch gleich für mehrere Personen gleichzeitig abzeichnen, was den gesamten Prozess unglaublich beschleunigt, da alle Daten bequem an einer zentralen Stelle gesammelt und bearbeitet werden können. Durch die Wordanbindung hätte man hier auch automatisiert Berichte erstellen können, wenn beispielsweise Kontrollen stattfinden oder wenn bei Notfällen die wichtigsten Daten an die Rettungssanitäter weitergegeben werden mussten.
Im Arbeitsalltag mit vielen Kollegen ist ein funktionierender Informationsfluss unersetzlich. Je mehr Zugang zu den für sie relevanten Infos haben, desto besser kann die Zusammenarbeit funktionieren. contigo kann hier eine Schnittstelle für Betreuungskräfte und Pflegepersonal sein, die die Verbindung herstellt und so oft problematische Missverständnisse oder Probleme vermeidet und Zeit spart, die man natürlich lieber in die Bewohner investiert als in "Papierkram".
GETECO contigo ist unsere Software für die Kernbereiche Hilfeplanung, Dokumentation und Kostenträgerabrechnung. Die Software kann verschiedenste Einrichtungsformen abbilden (stationär, teilstationär oder ambulant) und wird deutschlandweit von Einrichtungen der Eingliederungshilfe, Kinder- und Jugendhilfe und Altenhilfe genutzt. Da contigo verschiedenste Lebensbereiche verbinden kann, ist auch die Abbildung von Komplexträgern kein Problem. Dank der intuitiven Oberfläche und der individuell gestaltbaren Menüleiste finden sich auch neue User schnell in der Software zurecht.
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